Universitas Indonesia Maju (UIMA) tengah bersiap mengimplementasikan sistem digital dalam pelaksanaan ujian masuk kampus atau Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB). Sebagai langkah awal, kampus ini mengadakan pelatihan penggunaan aplikasi ujian berbasis online pada Jumat, 21 Februari 2025. Pelatihan ini diikuti oleh berbagai pihak, termasuk perwakilan yayasan, yang juga ingin terlibat langsung, memastikan pemahaman yang menyeluruh sebelum sistem diterapkan secara resmi.
Sebagai perguruan tinggi yang membuka pendaftaran mahasiswa baru setiap semester, UIMA menghadapi tantangan administratif yang cukup kompleks. Proses PMB yang berlangsung dua kali dalam setahun membutuhkan sistem yang efisien agar seleksi dapat berjalan dengan lancar tanpa menghambat aktivitas akademik lainnya.
Selama ini, proses PMB di UIMA masih dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi Google Form untuk pendaftaran calon mahasiswa yang akan ujian. Setelah pendaftaran, panitia harus mengelola data secara terpisah, termasuk melakukan verifikasi dan distribusi soal ujian yang dikirimkan melalui pesan instan dua hari sebelum pelaksanaan. Setelah ujian selesai, hasilnya masih harus diunggah dan diverifikasi secara manual oleh bagian administrasi dan keuangan sebelum diumumkan.
Siklus ini memerlukan koordinasi yang intensif antara berbagai unit di kampus, termasuk bagian administrasi, dan keuangan. Proses seperti ini tidak hanya menyita waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan dalam pendataan, keterlambatan pengolahan hasil ujian, serta kendala dalam memastikan transparansi dan validitas data calon mahasiswa. Belum lagi, permasalahan kecocokan data virtual account untuk pembayaran.
Rektor UIMA, Dr. Astrid Novita, SKM., MKM., menyampaikan bahwa penerapan sistem ini merupakan bagian dari komitmen kampus dalam meningkatkan mutu pelayanan akademik dan efisiensi administrasi.
“Skema baru melalui penerapan aplikasi ini diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses seleksi mahasiswa baru, sekaligus meningkatkan akurasi dan transparansi data,” ujar Dr. Astrid.
Dengan digitalisasi ini, UIMA berharap proses ujian masuk menjadi lebih terstruktur, mulai dari pendaftaran hingga pengolahan hasil seleksi. Perwakilan bagian PMB UIMA menyampaikan bahwa sistem baru ini akan membantu meningkatkan kualitas layanan akademik serta memberikan pengalaman yang lebih baik bagi calon mahasiswa.
Dengan penerapan sistem digital ini, UIMA berharap proses seleksi mahasiswa baru dapat berjalan lebih cepat, terorganisir, dan menjangkau lebih banyak peserta dari berbagai daerah. Pemanfaatan teknologi diharapkan mampu memberikan pengalaman yang lebih baik bagi calon mahasiswa serta mendukung pengelolaan data yang lebih akurat dan transparan. Kolaborasi UIMA dengan penyedia layanan sistem informasi akademik seperti eCampuz menjadi bagian dari upaya strategis untuk mewujudkan tata kelola penerimaan mahasiswa baru yang lebih efisien dan adaptif terhadap perkembangan teknologi.